公文审核须掌握“五大要诀”

公文审核须掌握“五大要诀” 公文是一个机关的“脸面”，公文质量高低，是决定发 文效果的关键。在整个发文链条上，对文件草稿的审核，贯 穿始终。那么，应该如何审核公文、提高公文质量呢？下面 介绍五个公文审核的“要诀”。 要诀一：探明意图 多问几个为什么 意图是核稿的出发点，体现了发文的目的性和实用性。 探明意图，是做好公文核稿的第一步。核稿伊始，应多问几 个为什么： 为什么要发文？核稿人员收到文稿后，首先要了解发文 意图，可通过查阅近期领导批示或讲话、本机关重要活动或 会议的文件资料和新闻报道、相关收文或发文，以及与拟稿 人电话沟通（要勤沟通、多请教），请其在办文要报上说明 发文缘由和文稿起草的来龙去脉、补充相关背景资料等方式， 做到心中有数、有的放矢。 能不能不发文？发文应当确有必要，核稿首先要把好“可 行关”。凡法律法规或现行文件已有明确规定，或能通过电 话、传真、口头协商等方式解决问题的，一律不发文。 发什么样的文？为达成某一意图确需发文的，核稿人员 需要一一考虑：发给谁，写什么内容，篇幅是长是短，以什 么发文规格，用什么文种，是上行文、下行文还是平行文， 是用文件格式还是函的格式，是普通件还是急件或密件？先 通过这番“望闻问切”，对文稿逐项作出初判后，再仔细核 稿。 要诀二：守住规范 坚持“两应两避免” 核稿必须依法依规，不能凭空想象、主观臆断，不能大 笔一挥、乱改一气。说到底，核稿就是寻找标杆、对标分析 的“达标”过程，就是查漏补缺、增光添彩的“化妆”行为。 工作中的规范大致可分为“两应两避免”： 应熟练掌握各级党政机关的共性规范。包括我国宪法及 相关法律法规，党的路线方针政策，党中央、国务院机构设 置及各机关的全称、规范化简称、排序及职责，中央领导同 志的姓名、职务、排序及分工，现代汉语语法，数字、计量 单位和标点符号用法等国家标准，以及《党政机关公文处理 工作条例》规定的公文种类、格式、行文规则、办理程序， 等等。 应熟练掌握各个党政机关的特殊规范。以安全生产工作 为例，核稿的特殊规范包括但不限于：安全生产相关法律法 规、重要文件、“三定”规定。 避免出现无从下手，找不到合适的规范，或依据不准确、 不权威的“规范”，导致将错就错、画蛇添足。 避免出现死守规范、故步自封，不能与时俱进，不知变 通创新，将原本活泼生动的文稿改成了千人一面的“八股文”。 要诀三：参考先例 学会“有扬有弃” 先例怎么找？从形式上看，既包括本单位的先例，也包 括外单位的先例；既包括正面的范例，如党中央、国务院文 件，也包括反面的典型，如发过的有“硬伤”的文件、被领 导颠覆性修改过的花脸稿；既包括近期以来的相关重要文件、 会议资料，又包括档案馆中存档的文件资料甚至历史典籍。 核稿人员要勤于学习和积累，善于从领导、前辈身上学习传 承，随时发现、甄别和归纳为核稿所用、称得上是先例的素 材。 先例怎么用？一方面，先例具有重要的史料价值，遇到 要不要发文、是否重复发文、前后左右的文件是否“打架”， 发什么样的文、写什么内容，如何选用发文规格、文种、格 式、缓急、密级、程序等问题，都可以参考先例。遇到一个 文稿同时有几个先例时，要认真比对、筛选，以最恰当的先 例为参考。另一方面，与依据规范一样，遵循先例要区分新 旧惯例。绝不能拘泥于错误、被淘汰、已失效的先例，更不 能一味抄袭。核稿人员应当在依法依规、参考先例的基础上， 紧扣时代主题，因时因事而异，不断创新。 要诀四：严守程序 做到“两个务必两个避免” 对于内容不合法、措施不合理、文